Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Sử Dụng Hàm VLOOKUP Trong Excel

Việc không biết sử dụng hàm VLOOKUP khiến nhiều người tốn thời gian, dễ sai sót và làm giảm hiệu quả công việc nghiêm trọng. Trong khi đó, chỉ cần hiểu và áp dụng đúng hàm này, bạn có thể tự động tra cứu, đối chiếu dữ liệu cực nhanh và chính xác. Cùng Laptop Viễn Chinh tìm hiểu cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel chi tiết, dễ hiểu nhất để xử lý dữ liệu như dân chuyên nhé!

Hàm VLOOKUP Là Gì?

Hàm VLOOKUP trong Excel là một hàm dò tìm dữ liệu theo cột, giúp bạn tìm giá trị trong một bảng hoặc phạm vi rồi trả về kết quả tương ứng ở một cột khác. Tên gọi “VLOOKUP” xuất phát từ “Vertical Lookup” – nghĩa là tra cứu theo chiều dọc.

Nói cách khác, khi bạn có một danh sách lớn và muốn tìm nhanh thông tin liên quan (như tên sản phẩm theo mã, điểm theo số báo danh…), VLOOKUP sẽ tự động tìm và trả về kết quả chính xác, thay vì phải tìm thủ công từng dòng – vừa tốn thời gian, vừa dễ sai sót.

Công Thức Hàm VLOOKUP

Cú pháp chuẩn của hàm VLOOKUP trong Excel là:

Trong đó:

• lookup_value: Giá trị bạn muốn tìm kiếm (ví dụ: mã sản phẩm, mã nhân viên…).
• table_array: Vùng dữ liệu chứa giá trị cần tra cứu, cột đầu tiên trong vùng này phải chứa lookup_value.
• col_index_num: Số thứ tự của cột trong table_array chứa kết quả bạn muốn trả về.
• [range_lookup]: Giá trị tùy chọn, nhập TRUE (hoặc bỏ trống) nếu muốn tìm gần đúng, hoặc FALSE nếu muốn tìm chính xác tuyệt đối.

Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.

Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.

Nếu bạn copy công thức cho các ô dữ liệu khác, bạn cần sử dụng dấu $ để cố định Table_array đề giới hạn dò tìm bằng cách thêm trực tiếp trước khai báo (VD: $H$6:$J$13), cột hoặc sử dụng nút F4 sau khi chọn bảng.

>> Xem ngay: Cách Khắc Phục Excel Không Có Hàm XLOOKUP

Các Ví Dụ Về Hàm VLOOKUP

Ví dụ 1: Tính phụ cấp theo chức vụ

Do tình hình kinh tế thay đổi, công ty quyết định phụ cấp thêm cho nhân viên theo từng chức vụ tương ứng như bảng 2 (B16:C21). Dựa vào danh sách nhân viên cùng chức vụ có sẵn ở bảng 1, bạn cần xác định mức phụ cấp tương ứng cho từng người.

Thay vì dò từng dòng thủ công, ta có thể dùng hàm VLOOKUP để tự động tra cứu nhanh chóng.

Tại ô E4, bạn nhập công thức: =VLOOKUP(D4, $B$16:$C$21, 2, 0)

Trong đó:

• D4: ô chứa chức vụ nhân viên.
• $B$16:$C$21: vùng dữ liệu chứa danh sách chức vụ và phụ cấp.
• 2: số thứ tự cột lấy dữ liệu (cột 2).
• 0 (FALSE): yêu cầu dò tìm chính xác.

Sau đó, bạn chỉ cần kéo công thức xuống các ô khác là Excel sẽ tự động điền phụ cấp chính xác cho từng nhân viên.

Ví dụ 2: Tra cứu giá sản phẩm theo mã hàng

Sau kỳ kiểm tra, ta có bảng 1 chứa danh sách học sinh và điểm thi, cùng bảng 2 (B11:C15) quy định xếp loại theo điểm số. Mục tiêu là xếp loại học sinh tương ứng với điểm trung bình của họ.

Bạn sử dụng hàm VLOOKUP để tự động hóa quá trình này thay vì chấm điểm thủ công.

Tại ô E4, bạn điền công thức: =VLOOKUP(D4, $B$11:$C$15, 2, 1)

Giải thích:

• D4: là điểm trung bình của học sinh.
• $B$11:$C$15: là vùng dữ liệu chứa thang điểm và xếp loại.
• 2: là số thứ tự của cột chứa kết quả xếp loại.
• 1 (TRUE): dò tìm giá trị gần đúng để xác định xếp loại phù hợp.

Excel sẽ lấy điểm trong D4 và dò trong bảng 2. Khi thấy giá trị gần nhất (ví dụ 8.5), Excel trả về kết quả tương ứng ở cột 2 là Giỏi.

Sau đó, bạn chỉ cần copy công thức cho các ô khác hoặc dùng Flash Fill, và đã hoàn thành việc xếp loại học sinh nhanh chóng, chính xác.

>> Màn hình giá rẻ: Màn Hình LapTop

Ví dụ 3: Tra cứu giá sản phẩm theo mã hàng

Giả sử bạn có bảng 1 gồm danh sách mã sản phẩm và bảng 2 chứa giá bán tương ứng (E2:F15). Bạn cần tự động lấy giá bán cho từng mã trong bảng 1.

Tại ô C4, nhập công thức: =VLOOKUP(B4, $E$2:$F$15, 2, 0)

Trong đó:

• B4: ô chứa mã sản phẩm cần tra.
• $E$2:$F$15: vùng dữ liệu chứa mã và giá bán.
• 2: cột thứ 2 trong bảng 2 – nơi chứa giá bán.
• 0: tùy chọn tìm chính xác.

Hàm sẽ tự động tra mã trong B4 tại bảng giá và trả về giá bán tương ứng, giúp bạn tiết kiệm thời gian tính toán thủ công, đặc biệt khi danh sách có hàng trăm sản phẩm.

Các Lỗi Thường Gặp Khi Sử Dụng Hàm VLOOKUP

Khi sử dụng hàm VLOOKUP, không ít người gặp phải các lỗi khiến kết quả trả về sai hoặc không hiển thị dữ liệu. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất mà bạn nên lưu ý để tránh mắc phải trong quá trình thao tác:

• #N/A: Lỗi này xảy ra khi giá trị cần dò không tồn tại trong cột tra cứu, hoặc do bạn chọn sai chế độ dò (TRUE/FALSE).
• #REF!: Thường gặp khi bạn chỉ định sai số thứ tự cột trong công thức, khiến Excel không thể xác định được cột dữ liệu cần lấy.
• #VALUE!: Xuất hiện khi đối số trong công thức không hợp lệ, chẳng hạn nhập ký tự thay vì số trong vị trí cột cần trả về.
• Không cố định vùng dữ liệu bằng $: Khi copy công thức mà không cố định vùng tra cứu, Excel sẽ tự động thay đổi phạm vi, dẫn đến kết quả sai lệch.
• Dò sai chế độ TRUE/FALSE: Nếu bạn chọn TRUE (dò gần đúng) cho dữ liệu cần khớp chính xác, Excel có thể trả về kết quả không đúng.
• Sai thứ tự cột trong bảng tra cứu: VLOOKUP chỉ tìm trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu, nên nếu giá trị tra cứu không nằm ở đó, công thức sẽ báo lỗi.

Hàm VLOOKUP là công cụ tra cứu dữ liệu cực kỳ hữu ích trong Excel, giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác khi làm việc với bảng tính lớn. Để sử dụng hiệu quả, bạn cần nắm vững cú pháp, hiểu cách áp dụng trong từng tình huống và tránh các lỗi thường gặp. Khi đã thành thạo, bạn sẽ thấy việc xử lý, tổng hợp và phân tích dữ liệu trở nên nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp hơn.